コロナ禍の今こそ「ペーパーレス化」にチャレンジ！

2020/08/11

新型コロナウイルスの感染拡大により、私たちが働く環境は大きく変化しました。
テレワーク・時差通勤・ローテーション勤務・オンライン会議など、新しい働き方にチャレンジしている会社も多いのではないでしょうか。

その一方で、出社なしには成り立たない業種はもとより、感染者数が少ない地域の会社は、概ね通常通りの働き方に戻りつつあります。

従業員の安全を確保しながらオフィスワークを行うために必要なのは、充分な感染対策です。
そこで今回は、ウイルス感染を予防しながら、生産性の向上も期待できる一石二鳥の取り組み「ペーパーレス化」についてご紹介します！

ペーパーレスとは？

ペーパーレスとは、「紙の使用をなくす」あるいは「使用を少なくする」取り組みのこと。
紙の資料を削減してデジタル化することで、業務効率化・コストとスペースの削減・セキュリティ強化・環境保全などを実現することができます。

「紙とハンコ」の文化が深く根付いた日本は、ペーパーレス後進国です。
国民一人当たりの紙・板紙消費量を調べると、世界平均５６.２ｋｇ／人に対して、日本は２０１.８ｋｇ／人。
これは世界トップレベルの消費量だそうです。（２０１８年　日本製紙連合会）

ペーパーレス推進のきっかけは、コロナ禍のテレワーク？

ところが、風向きは変わってきています。

テレワーク勤務のメリットや課題に関する調査結果（対象：テレワーク勤務を経験したことのあるビジネスパーソン男女計５００名）によると、「テレワークを実施してペーパーレス化が進んだかどうか」という質問に対して、８４.８％の方が「ペーパーレス化が進んだ」と回答しました。（２０２０年３月　アドビ）

テレワークを実施して感じた業務上の課題としては、「会社にある紙の書類を確認できない（３９.６％）」「プリンターやスキャナーがない（３６.２％）」「稟議や書類処理が遅れる（２３.２％）」などが挙げられています。

書類への捺印やサイン、オフィスに保存してある紙書類を確認するためだけに出社した経験があるか？という質問に対しては、実に６割以上の方が「ある」と回答（「頻繁にある（２１.４％）」「ときどきある（４２.８％）」）。

コロナ禍の折、こうした「出社しなければ対応できないタスク」を減らそうと考える企業を中心に、日本のビジネスシーンでもペーパーレス化が急速に進み始めています。

テレワークを実施しない企業でも、感染予防のために取り組むべき

テレワークを実施していない企業でも、感染予防のためにペーパーレス化を検討する動きが活発化しています。
紙の書類のやりとりが減れば、物を介した接触感染のリスクも減らすことができるからです。

キーワードは「非接触」。
ペーパーレス化が実現すれば「決裁書の回覧」や「資料の回し読み」といった、複数名が同じ紙に触れる機会そのものが激減します。

ペーパーレス化を妨げるハンコ文化

先述の通り、コロナ禍の「ハンコ出社（テレワーク中なのに印鑑を捺すためだけに出社すること）」に頭を抱える中小企業が急増中です。

中小企業の判子の利用実態調査結果（対象：従業員数３００名以下の企業の経営者・役員計５００名）では、調査対象者の７４.７％が「生産性を上げるため判子の慣習は無くした方が良いと思う」と答えながらも、５０.１％が「自社で判子（捺印）の慣習を無くすのは容易ではないと思う」と回答しています。（２０２０年６月　アドビ）

なぜ容易ではないかと言うと、「取引先の契約方法に従う必要がある（５１.４％）」から。

契約プロセスは取引先（発注元）の慣習に合わせなくてはならず、一方が勝手に運用を変えることができない…という事情が、中小企業のペーパーレス化を妨げていることがわかりました。

まずは社内書類からペーパーレス化にチャレンジ！

取引先間のやりとりが難しいなら、まずは社内で回覧・管理される稟議書や届出書（有給休暇届、住所変更届、遅刻届、欠勤届、外出届など）をペーパーレス化してみましょう。

一方で、見積書や発注書などはメールでやりとりされることも多い社外向け書類です。
デジタル書類の授受に寛容な取引先へ対しては、双方向的なペーパーレス運用を持ちかけてみるのもいいでしょう。

ペーパーレスサポート「スキャン代行サービス」

ここからは、ペーパーレス化を実現するために利用を検討するべきサービスやツールをご紹介します。

膨大な量の紙書類を効率よく電子化したいなら、印刷・製本業者などが提供する「スキャン代行サービス」の利用がおすすめです。
業者が直接オフィスへ訪問して作業を行う「出張型」と、スキャン対象物を業者指定の住所に送る「送付型」があります。

ペーパーレスサポート「機密文書溶解サービス」「機密文書出張裁断サービス」

電子化して不要になった書類を情報漏えいさせずに廃棄処分するには、古紙回収・リサイクル業者による「機密文書溶解サービス」や「機密文書出張裁断サービス」が役立ちます。

「機密文書溶解サービス」とは、シュレッダーにかけるには量が多すぎる機密文書を、段ボール箱で引き取って溶解処理するサービス。リサイクル業者だけでなく、日本郵便 や ヤマトホールディングス、プラスカーゴサービス などの物流業者も法人向けにサービスを展開しています。

一方の「機密文書出張裁断サービス」は、出張型のシュレッダー代行サービスです。大型シュレッダーを載せたトラックが事務所へ出向き、その場で機密文書を裁断処理します。裁断されていく様子を目の前で確認できるので、確実性・安全性が確保されます。

こうして処理された紙資源は、トイレットペーパーなどにリサイクルされるそう。
「機密文書溶解サービス」「機密文書出張裁断サービス」の利用は、エコロジーな選択肢としても注目を集めています。

ペーパーレスサポート「電子印鑑ツール」

電子文書上に使用できる印鑑のことを「電子印鑑」と言います。
決裁を伴う紙書類に不可欠なのが印鑑の捺印ですから、電子印鑑はペーパーレスの実現に欠かせないツールです。

ワードやエクセルで書類を作成し、印刷してから実物のハンコを捺印し、スキャンして再度ＰＣに取り込み、メールで送信する…というような面倒な作業も不要になるので、生産性もグンと上がります。

従来
電子印鑑 システムなら

おすすめ製品は、シヤチハタが提供する電子印鑑システム「パソコン決裁７」。
ご自身のＰＣに直接インストールして利用するデスクトップアプリです。
オフラインでも使えるので、セキュリティ上の理由でクラウド利用が禁止されている会社に最適です。

画像：電子決裁アプリケーション – パソコン決裁７＋電子印鑑パック　スクリーンショット

ペーパーレスサポート「電子決裁サービス」

「電子決裁」は、紙書類ではなくデジタル書類を用いて文書の回覧・決裁を完結させるしくみです。
多くの電子決裁システムには、電子印鑑の捺印機能が搭載されています。

決裁に関する業務を幅広くカバーできることが特徴で、捺印の先のアクション「書類の回覧依頼」や「承認・差し戻しの通知」「回覧進捗状況の確認」までをもスムーズに行うことができます。
また、クラウド型のシステムであれば、オフィスのＰＣからだけでなく外出先のスマホやタブレットからも決裁可能です。

おすすめ製品は、同じくシヤチハタの電子決裁システム「パソコン決裁Ｃｌｏｕｄ」。
インターネット環境があれば、いつでもどこでも利用可能で、社内ＰＣだけでなくスマホやタブレットからもアクセスできます。リモート環境でもスムーズに書類をやりとりしたい会社や、決裁関係者の外出が多く、手続き完了までに時間がかかることが多い会社に最適です。

画像：クラウド電子決裁・印鑑 – パソコン決裁Cloud　スクリーンショット

ペーパーレスサポート「ＰＤＦ編集ソフト」

「複数のファイルをひとつにまとめたい」「１ページずつ分割して保存したい」「紙書類のように付箋を貼ったりメモを書き込んだりしたい」…書類のデジタル運用をはじめると、次第にこんなニーズが発生してきます。

そんな時に役に立つのが「ＰＤＦ編集ソフト」。
代表格は、ＰＤＦの開発元である アドビ の「Ａｃｒｏｂａｔ（アクロバット）」です。

画像：アドビ：クリエイティブ／マーケティング／文書管理ソリューション　スクリーンショット

無償版の「Ａｃｒｏｂａｔ Ｒｅａｄｅｒ（アクロバット・リーダー）」（一般的なビジネスＰＣには予めインストールされています）でできることは、ＰＤＦの「閲覧」「印刷」と「注釈の追加」のみ。

有償版ではこれらに加えて、ＰＤＦの「作成」「編集」「共有」「署名」「回覧承認フローの作成」や「電子フォームの作成」など、あらゆる機能を活用することができます（無償版と有償版の違いについては コチラをご覧ください）。

もしあなたの会社がキヤノン製の複合機（コピー機）を使っているなら、ｉｍａｇｅＷＡＲＥ Ｄｅｓｋｔｏｐ（イメージウェア・デスクトップ）というソフトもおすすめ。

複合機と連携して使うことで、受信したＦＡＸ文書をＰＤＦに変換することができます。
その後のアクション「担当者への振り分け」「返信用文書の作成」「ＦＡＸ返信」までをもソフト上で行うことができるので、取引先とのＦＡＸのやりとりもペーパーレスに！

アクロバットほど豊富な機能こそありませんが、必要最低限のＰＤＦ編集機能もしっかり搭載されています（ＰＤＦ編集に限っては、複合機がキヤノン製でなくても使用できるようです）。

まとめ

２０２０年７月、政府と経済４団体は「書面や押印、対面を原則とした従来の慣習を転換してデジタル化を進める」との宣言を発表しました。また、公的書類のデジタル保存に関する法律（「電子帳簿保存法」「ｅ－文書法」など）の規制も、改正ごとに緩和されています。

さらに近頃は、非常に多くの企業活動が「オンラインでも行える」ことがわかってきました。
商談や会議のみならず、社員研修や採用活動までをもＷＥＢ上で行う会社も数多く存在します。

こうした背景から、新型コロナウイルス終息後の社会では、デジタルツールを使いこなす企業とそうでない企業との間にＩＴ格差が広がると言われています。

社内書類のペーパーレス化は、言わば「アフターコロナのＩＴ社会に適応するための準備運動」。
コロナ禍の今こそ、自社の未来に備えてペーパーレス化にチャレンジしてみませんか？