オフィス移転における成功の鍵とは？大まかな流れとやるべきポイントを紹介！

2024/04/19

オフィス移転は、企業にとって大きな変革の一つ。
しかし、それを成功させるためには、慎重な計画と準備が欠かせません。

そこで本記事では、オフィス移転の際の大まかな流れと、やるべきポイントについて紹介します。

「目的」と「ビジョン」を明確にする

オフィス移転を行う理由や目的を明確にすることは、移転計画の重要な基盤となります。

例えばですが、「人数が増えて今のオフィスが手狭になってきたから」という理由があったとして、その理由をそのまま目的として設定するのはおすすめできません。

この場合、「オフィスが手狭になってきた」という理由はあくまでもオフィス移転を検討する際の「きっかけ」として考え、実際の目的を設定する際には、「業務効率（生産性）の向上」や「従業員の働きやすさの向上」など、移転後の「理想的なオフィス環境・働き方」を見据えたビジョンを目標設定することが重要です。

この「目的」と「ビジョン」を明確化しておくことで、現状のオフィスの課題がどこにあるかの洗い出しや、移転後のレイアウトやシステム運用を検討する際の判断基準も明確になり、自社にとって理想的なオフィス移転を成功させることに繋がっていきます。

移転のための「プロジェクトチーム」を結成する

オフィス移転は、多くの作業と調整が必要になるもの。
そのため、プロジェクトチームを結成し、移転計画の実行に向けて進捗管理を円滑に行えるようにしましょう。

チーム内の各メンバーの役割分担を明確にし、定期的に情報共有や意見交換を行うなどして、チーム一丸となって動くことが重要です。

このプロジェクトチームが主軸となって、移転時の引っ越し作業や施工を依頼する業者とも連携を取りながら計画を進めていくと良いでしょう。

全体のスケジュールと予算の「プランニング」をする

オフィスの規模にもよりますが、一般的に、オフィス移転は約半年～1年前からの準備が必要となる大がかりなイベントです。

上図は全体スケジュールの一例を表にしたものです。
実際の移転を行う時期は、会社の繁忙期や決算時期などを考慮しながら検討していくと目処が立ちやすくなります。

また、オフィス移転には多くの費用がかかります。
賃貸契約や内装工事、オフィス家具（什器）・設備の購入など、様々な面でコストが発生します。
そのため、移転に必要な予算を確保し、資金計画を立てることが重要です。

余裕のある予算を想定・確保することで、予期せぬトラブルにも対応できる余地を持つことができますし、各業者へ相談する際にもよりスムーズに話を詰めていくことができます。

移転先の物件、業者の選定をする

新たなオフィスの場所は、立地や交通アクセス、周辺環境など、様々な要素を考慮して選定する必要があります。
また、予算や必要なスペース、設備などの条件を考慮しながら、適切な物件を見つけることが重要です。

物件の選定には時間と労力がかかるため、余裕を持ったスケジュールを立てて慎重に検討を進めていきましょう。

また、オフィス移転は一般住宅の引っ越しよりも大掛かりでやるべき作業が多く、自社だけで実行することはなかなかに難しいもの。

移転先のレイアウトや内装工事の検討、什器の選定、電話や配線工事、移転元の原状回復工事など……
専門的な知識を要される作業が多いため、オフィス移転を得意としている業者に依頼を行う方がより効率的に移転を行うことができます。

業者によって「レイアウトの提案は可能だが配線工事は対応できない」「不用品・廃棄備品の処分はできない」など、「どこまでの範囲の作業が行えるのか」が異なるため、まずは先に記述した「オフィス移転の目的」を明確にした上で相談し、きちんと自社の目的にあった作業を行ってもらえる業者を選定するようにしましょう。

まとめ

オフィス移転は企業にとって大きな変革ですが、その成功には事前の計画と準備が欠かせません。
目的とビジョンの明確化、予算の確保と資金計画、物件と業者の選定など、様々な要素を考慮しながら進めることが重要です。

さらに、社員にとってより働きやすい環境の創造、モチベーション・生産性・企業のブランド価値の向上など、魅力的なアピールポイントを持ちながら移転計画を進めることで、成功への道を切り拓くことができるでしょう。

オフィス移転を検討している方々は、ぜひこれらのポイントを参考にしてみてください。