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オフィス家具のリース・レンタルは本当におトク?比較してみた

2020/04/22

新規開業でオフィスを立ち上げる際、必要なのが「オフィス家具」です。
人数分のデスクとチェア、会議用のテーブルとチェア、ホワイトボードに更衣ロッカー、書庫、耐火金庫などなど…出費額は意外と馬鹿になりません。

近年では、こうした経費を抑えるためにオフィス家具のリースやレンタルを活用する事業主が増えています。

画像引用:コクヨ株式会社 ファニチャー事業本部

でも、オフィス家具のリースやレンタルって本当におトクなのでしょうか?
今回は、オフィス家具を現金一括購入した場合と、リース・レンタルした場合とを比較し、それぞれのメリット・デメリットについてご紹介します。

現金一括購入・リース・レンタルの違い

オフィス家具を「現金一括購入」した場合、「リース」した場合、「レンタル」した場合の違いは以下の通りです。

現金一括購入 リース レンタル
利用期間 長期(数10年) 中長期(2年以上) 短期(1日~2年程)
所有権 購入者 リース会社 レンタル会社
中途解約 不可
物品調達 自由に選べる 自由に選べる レンタル会社の在庫の
中から選べる

これらの違いが、どのようなメリット・デメリットを生むのでしょうか。

オフィス家具「現金一括購入」のメリット・デメリット

画像引用:コクヨ株式会社 ファニチャー事業本部

オフィス家具を「現金一括購入」する場合のメリットデメリットは以下の通りです。

自分好みの家具を自由に選べる
オフィスのコンセプトに合った色・デザイン・性能の家具を選ぶことができます。

会社の資産となる
購入すれば、オフィス家具は会社の資産となります。どんなに時が経っても返却する必要はありません。初期費用は長い間大切に使うことで回収できます。また、不要になった際には売却することもできます。

自由に手を加えることができる
好みの色に塗装したり、装飾したりして楽しむことができます。

初期費用が高額になる
他の導入方法と比べて、初期費用が多くかかることが最大のデメリットです。

修理費がかかる
オフィス家具の一般的な保証期間は購入日から1~3年間。ただし保証の対象となるのは、通常の状態で使用された場合に限ります。故意または過失により家具を破損・故障させた場合や、保証期間を超過した場合には修理・交換費用がかかります。

廃棄処分に費用がかかる
壊れたり、古くなったりして家具を処分する場合には、産業廃棄物処分費がかかります。

税務処理が面倒
購入したオフィス家具は固定資産です。10万円を超える場合には、耐用年数に応じて減価償却しなければいけません。

多くの企業は、オフィス家具を現金一括購入しています。
初期費用こそかかりますが、長い目で見ればしっかり回収できる(元を取れる)額だと考えられているからです。

オフィス家具「リース」のメリット・デメリット

画像引用:コクヨ株式会社 ファニチャー事業本部

月々の利用料金を支払いながら一定期間オフィス家具を借りる「リース」の場合には、どのようなメリットデメリットがあるのでしょうか。

初期費用を抑えることができる
最大のメリットです。多額の初期費用がかからないので、資金に余裕のない開業時には助かります。

予算を立てやすい
毎月支払うリース料金は一定なので、予算の見通しが立てやすくなります。

希望の家具をリクエストできる
現金一括購入時と同じく、好みの家具を自由に選ぶことができます。選んだオフィス家具をリース会社が買い取り、リース品として貸し出すしくみです。

支払い総額は割高になってしまう
本体価格の他に諸経費(税金、金利、保険料、手数料など)がかかり、支払総額が割高になってしまうことが最大のデメリットです。

中途解約はできない
オフィス家具が不要になった場合でも、中途解約はできません。もし契約を途中で打ち切りたい場合には、残った期間の料金を支払う必要があります。違約金が発生するケースもあります。

所有権はない
所有権はリース会社が保有しています。リース期間を満了しても、所有物にはなりません。続けて利用したい場合には、再度リース契約を結ばなくてはりません。

修理・交換費用は自己負担となることも
オフィス家具が破損・故障した場合、物品はリース会社の持ち物であるにも関わらず、修理費用はユーザー負担となるケースも少なくありません。リース契約時に条件を確認しておくといいでしょう。

審査をパスしない可能性も
決算実績のない新設企業などは信用審査に通らない可能性があります。

初期費用を抑制できる一方で、支払い総額が高額になってしまうことがリースの難点です。
長期契約はかえって損をしてしまうことから、オフィス家具のリースはあまり浸透していません。

オフィス家具「レンタル」のメリット・デメリット

画像引用:コクヨ株式会社 ファニチャー事業本部

オフィス家具の「レンタル」には、以下のようなメリットデメリットがあります。
※一般的なオフィス家具レンタル業者のサービス内容に基づいた比較です。全ての業者のサービスがこの限りではありません。

支払いは利用する分だけだから経済的
必要な期間(1日~)、必要な数だけをレンタルすることができます。初期費用も安価に収まります。

利用期間を短縮・延長できる
想定していた利用期間が変更になっても、契約期間を短縮・延長することができます。

選択肢は少なく、ほとんどが中古品
レンタル会社が所有するオフィス家具の中から選択します。新品・新製品の在庫は少なく、クリーニング済みの中古品が用意されるケースが一般的です。

長期間のレンタルは割高
数日間の利用であれば現金一括購入よりも安上がりですが、長期化すると支払い総額は同等もしくは割高になってしまいます。

新品・新製品のオフィス家具がレンタル市場に出回ることは多くありません。
「新品の家具に囲まれて新たな気持ちで事業をスタートしたい!」「トレンドの家具を取り入れたオシャレなオフィスを作りたい!」…なんてお考えの方には、レンタルは不向きかもしれませんね。

その一方で、「工事現場事務所」や「選挙事務所」などでは家具一式をレンタル品で揃えることがよくあります。近頃では、会社説明会や新人研修、短期集中型のプロジェクトなど、年数回のイベント時にレンタルサービスを活用するという企業も増えてきました。どのケースも利用期間が短く、終了時期が明確なことが特徴です。

オフィス家具のレンタルは、短期間の利用かつ中古品でもOKなシーンであれば検討の価値ありです。

結論:リースよりも一括購入が経済的(場合によってはレンタルも◎)

オフィス家具の導入形態別にメリットデメリットをまとめると、以下のようになります。

現金一括購入 リース レンタル
コスト 初期費用がかかる
かかった初期費用は長期間使うことで回収できる
初期費用が抑えられる
最終的な支払い総額は高額になる
短期間なら割安
長期間借り続ければ割高になる
選択肢の
豊富さ
好みの色・デザイン・性能・メーカーを自由に選べる
新品でも中古でもOK
レンタル会社の在庫の中から選ぶ
多くが中古品
不要に
なったら
売却できる
買い手がつかず廃棄する場合には産業廃棄物処分費がかかる
残ったリース料金を全額支払って手放す
廃棄処分はリース会社が行うので不要
レンタル期間を短縮して返却できる

最終的にかかるコストを考慮すると、リースよりも現金一括購入の方が経済的です。
初期費用を抑えたい場合には、ネット通販などで低価格のオフィス家具を探してみるといいかもしれません。

もし利用期間が限られているなら、現金一括購入よりもレンタルの方が割安になることがあります。
中古品でも構わないという方は、希望するレンタル期間と家具のグレードを伝えてレンタル会社に見積りをとってみるといいでしょう。

結論:オフィス家具はリースよりも現金一括購入の方がおトク!
(ただし、場合によってはレンタルの方がおトクになることもある。)

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テーブルワーク
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スタンディングワーク
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ファミレスソファ・ベンチ
気軽に打ち合わせができるカフェのようなスペースを設けることでコミュニケーションを活性化させます。リフレッシュスペースや個人の集中スペースとしての活用も。
画像引用:オフィス分野|内田洋行

最近では、入居ビルの耐震工事などに伴いオフィスを仮移転しなければならない会社からのお問い合わせも増えてきました。「旧オフィスの家具は下取りに、仮オフィスの家具はレンタルで、新オフィスには新品を」というような運用も可能です。
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