【実録】従業員数３７名の中小企業がテレワーク（サテライトオフィス勤務）やってみた

ＯＳをＷｉｎｄｏｗｓ１０にアップグレードし、セキュリティソフトをインストールして
「持ち出し用ＰＣ」としました。（セキュリティ担当者）

ところが、その後「かんたんＶＰＮ」へ移行したことで「持ち出し用ＰＣ」はお役御免となりました。
安全に社内ネットワークにアクセスできる環境が整ったため、普段オフィスで使っていたＰＣをそのまま使えるようになったためです。

一般的には、「普段から会社で使っているノートＰＣをテレワーク（在宅勤務）用に持ち出すのは禁止すべき」とされています。公共交通機関の利用などに伴い、ＰＣの紛失や盗難のリスクが高まることが理由です。

業務で利用するデータの多くはＰＣに保存されていますが、失くしたり盗まれたりすることで重要な情報が漏えいしてしまう恐れがあります。２０１６年の情報セキュリティインシデントに関する調査報告書によると、ＰＣの紛失・盗難は、情報漏えいの原因の１８.３％を占めているそうです。

では、なぜ弊社では普段使いのＰＣでテレワークを行えたのでしょうか。
それは、テレワークの形態が「在宅勤務」ではなく「自社専用型サテライトオフィス勤務」であるためです。

繰り返しますが、弊社では１２名の社員がサテライトオフィス勤務を実施しています。

「一人ひとりがＰＣを自宅に持ち帰る」のではなく、「システム管理者がテレワーク実施社員のＰＣを車でまとめてサテライトオフィスに搬入する」という形を取ったので、移動時の紛失・盗難リスクを回避することができました。

シェアオフィスではなく自社専用型のサテライトオフィスですから、ＰＣを置いたまま部屋を施錠して帰宅できますし、社外の人間の出入りも気にせずに済みます。

③セキュリティソフト

画像：【公式】2020年最新版！数々の受賞歴を誇るセキュリティソフト | ESET　スクリーンショット

リモートデスクトップ通信のために貸し出した「持ち出し用ＰＣ」には、法人向けウイルス対策ソフト「ＥＳＥＴ Ｅｎｄｐｏｉｎｔ Ａｎｔｉｖｉｒｕｓ」をインストールしました。高いウイルス検出率と、ＰＣの起動や操作を妨げない「軽さ」が売りのソフトです。

１ライセンス３,３７０円（年額・新規）でコンピュータウイルスを検出・除去し、情報漏えいを防ぎます。（価格はライセンス数に応じて変動します。）

④－１　勤怠管理システム

労働時間の管理には、リスモン・ビジネス・ポータル株式会社によるクラウド型グループウェア「Ｊ－ＭＯＴＴＯ」を活用しました。弊社では、テレワーク実施前から全社員が利用していたサービスです。

画像：クラウド型グループウェアならJ-MOTTO　スクリーンショット

勤怠（タイムカード）管理の他にも、スケジュール管理や設備予約、ワークフロー（申請書類の作成・申請）や回覧などの便利な機能が搭載されています。

弊社の契約数は予備のＩＤを含めて５０ユーザー。
利用料は年額６万６０００円で、月額に換算すると１ユーザーあたり１１０円です。
はじめての方にもオススメの、リーズナブルで使いやすい勤怠管理システムです。

④－２　プレゼンス（在席・離席）管理システム

プレゼンス管理の目的は大きく２つ。
「仕事をサボっていないかを監視するため」と「連絡が取れる状態かを確認するため」です。

弊社のテレワークは在宅勤務ではないので「サボりの監視」は不要ですし、社用の携帯電話があるのでテレワーク環境でも連絡は取り合えます。

そういうわけで、在席・離席状態を把握するための「プレゼンス管理システム」は導入しないこととしました。

⑤チャット・ＷＥＢ会議ツール

通常勤務者とテレワーク実施者とのコミュニケーション・業務連携を円滑に行うために利用したのが、Ｍｉｃｒｏｓｏｆｔ Ｔｅａｍｓです。

「Ｔｅａｍｓ」は、チャット・ビデオ会議・音声通話がひとつになったコミュニケーションソフト。
Ｍｉｃｒｏｓｏｆｔ ３６５（旧：Ｏｆｆｉｃｅ ３６５）のビジネスプランを購入することで利用することができます。

実は弊社、Ｏｆｆｉｃｅ ３６５は２０１９年１２月から利用していました。

ところが当時使っていたソフトはワード・エクセル・パワーポイントのみ。Ｔｅａｍｓは、テレワーク開始と共に慌てて全社員が使い始めました。
操作方法もよくわからないまま「ぶっつけ本番」でスタートしてみましたが、意外と皆スムーズに使いこなすことができています。

操作が直感的なので「チャットやＷＥＢ会議ツールって、なんだか難しそう…」とお考えの方にもおすすめのソフトです。

まとめ　大事なのは平時のセキュリティ対策

いかがでしたでしょうか。
ここまで、弊社のテレワークの取り組みと実際に利用したシステム・ソフトなどをご紹介してきました。

普段私たちは「第三者が立ち入ることのないオフィス環境」で、「従業員同士が直接顔を合わせてやりとり」し、「セキュリティ万全のＰＣ端末とインターネット回線」を使って仕事をしています。

ところがテレワーク（特に在宅勤務）環境では、こうした安全性がどうしても損なわれがちです。どんなシステム・ソフトを活用するにしても、いつも以上に高いセキュリティ意識を持つべきでしょう。細かなルールを設け、テレワーク実施者にしっかり遵守させることが必要です。

テレワークにおけるセキュリティ対策のベースは、あくまでも「平時のセキュリティ対策」です。そもそもセキュリティに問題のある企業がテレワークを行えば、情報漏えいのリスクは必然的に高まります。

例えば、在宅勤務中の社員のＰＣがコンピュータウイルスに感染してしまったとします。原因はネット上のフリーソフトを勝手にダウンロードしてしまったことでした。

ここで問題視されるのは社員教育の不十分さであり、テレワークという働き方そのものではありません。日頃から情報セキュリティ教育を徹底していれば、独断でフリーソフトをダウンロードすることの危険性に気付くことができたかもしれませんよね。

テレワークにより露呈するセキュリティ問題の多くは、普段から社内に潜んでいるセキュリティリスクです。テレワークを導入・試行してみて、セキュリティ上の問題に躓いてしまったという方は、まず平時の対策から見直してみましょう。

今後弊社では、「電子印鑑の導入」「紙で行っていた社内申請フローの電子化」などを実施していく予定です。（社長）