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コロナ禍の今こそ「ペーパーレス化」にチャレンジ!

2020/08/11

新型コロナウイルスの感染拡大により、私たちが働く環境は大きく変化しました。
テレワーク・時差通勤・ローテーション勤務・オンライン会議など、新しい働き方にチャレンジしている会社も多いのではないでしょうか。

その一方で、出社なしには成り立たない業種はもとより、感染者数が少ない地域の会社は、概ね通常通りの働き方に戻りつつあります。

従業員の安全を確保しながらオフィスワークを行うために必要なのは、充分な感染対策です。
そこで今回は、ウイルス感染を予防しながら、生産性の向上も期待できる一石二鳥の取り組み「ペーパーレス化」についてご紹介します!

ペーパーレスとは?

ペーパーレスとは、「紙の使用をなくす」あるいは「使用を少なくする」取り組みのこと。
紙の資料を削減してデジタル化することで、業務効率化・コストとスペースの削減・セキュリティ強化・環境保全などを実現することができます。

「紙とハンコ」の文化が深く根付いた日本は、ペーパーレス後進国です。
国民一人当たりの紙・板紙消費量を調べると、世界平均56.2kg/人に対して、日本は201.8kg/人
これは世界トップレベルの消費量だそうです。(2018年 日本製紙連合会)

ペーパーレス推進のきっかけは、コロナ禍のテレワーク?

ところが、風向きは変わってきています。

テレワーク勤務のメリットや課題に関する調査結果(対象:テレワーク勤務を経験したことのあるビジネスパーソン男女計500名)によると、「テレワークを実施してペーパーレス化が進んだかどうか」という質問に対して、84.8%の方が「ペーパーレス化が進んだ」と回答しました。(2020年3月 アドビ)

テレワークを実施して感じた業務上の課題としては、「会社にある紙の書類を確認できない(39.6%)」「プリンターやスキャナーがない(36.2%)」「稟議や書類処理が遅れる(23.2%)」などが挙げられています。

書類への捺印やサイン、オフィスに保存してある紙書類を確認するためだけに出社した経験があるか?という質問に対しては、実に6割以上の方が「ある」と回答(「頻繁にある(21.4%)」「ときどきある(42.8%)」)。

コロナ禍の折、こうした「出社しなければ対応できないタスク」を減らそうと考える企業を中心に、日本のビジネスシーンでもペーパーレス化が急速に進み始めています。

テレワークを実施しない企業でも、感染予防のために取り組むべき

テレワークを実施していない企業でも、感染予防のためにペーパーレス化を検討する動きが活発化しています。
紙の書類のやりとりが減れば、物を介した接触感染のリスクも減らすことができるからです。

キーワードは「非接触」。
ペーパーレス化が実現すれば「決裁書の回覧」や「資料の回し読み」といった、複数名が同じ紙に触れる機会そのものが激減します。

従来の書面決裁は、手渡しによる接触感染リスクがある

ウイルスの付着した手で感染者が書類に触れてしまうと、書類を介して回覧先にも感染が広がってしまう恐れがあります。

申請・確認(捺印)・回覧のすべてをデジタル化すれば…

接触を伴わずに書類をやりとりできるので、決裁フロー内に感染者がいたとしても、書類を介した感染の心配はありません。

ペーパーレス化を妨げるハンコ文化

先述の通り、コロナ禍の「ハンコ出社(テレワーク中なのに印鑑を捺すためだけに出社すること)」に頭を抱える中小企業が急増中です。

中小企業の判子の利用実態調査結果(対象:従業員数300名以下の企業の経営者・役員計500名)では、調査対象者の74.7%が「生産性を上げるため判子の慣習は無くした方が良いと思う」と答えながらも、50.1%が「自社で判子(捺印)の慣習を無くすのは容易ではないと思う」と回答しています。(2020年6月 アドビ)

なぜ容易ではないかと言うと、「取引先の契約方法に従う必要がある(51.4%)」から。

契約プロセスは取引先(発注元)の慣習に合わせなくてはならず、一方が勝手に運用を変えることができない…という事情が、中小企業のペーパーレス化を妨げていることがわかりました。

まずは社内書類からペーパーレス化にチャレンジ!

取引先間のやりとりが難しいなら、まずは社内で回覧・管理される稟議書や届出書(有給休暇届、住所変更届、遅刻届、欠勤届、外出届など)をペーパーレス化してみましょう。

一方で、見積書や発注書などはメールでやりとりされることも多い社外向け書類です。
デジタル書類の授受に寛容な取引先へ対しては、双方向的なペーパーレス運用を持ちかけてみるのもいいでしょう。

基本的なペーパーレス化のステップ

ステップ1.必要な書類は電子化・不要な書類は廃棄
まずは既存の紙書類を分類します。
自社にとって必要な書類は残し、スキャンして電子化。不要な書類は廃棄処分します。
書類をPDFファイルで管理すれば、各々のPCから自由に情報へのアクセスが可能に。閲覧制限の設定もできます。

ステップ2.電子化か?印刷か?のルールを決める
今後新たに発生する書類は、電子化してデータとして残すのか?印刷して紙に残すのか?保存要件を決めます。

ステップ3.必要に応じて、ペーパーレスサポートツールの導入を検討
スムーズなペーパーレス化をサポートする「電子印鑑」や「電子決裁」などのツールを導入します。

ステップ4.ペーパーレス、スタート!
運用ルールや使用ツールを周知して、ペーパーレス化に取り組みます。
最初のうちは紙とデジタルデータを併用するなど、無理せず少しずつ進めていくことが成功の秘訣です。

ペーパーレスサポート「スキャン代行サービス」

ここからは、ペーパーレス化を実現するために利用を検討するべきサービスやツールをご紹介します。

膨大な量の紙書類を効率よく電子化したいなら、印刷・製本業者などが提供する「スキャン代行サービス」の利用がおすすめです。
業者が直接オフィスへ訪問して作業を行う「出張型」と、スキャン対象物を業者指定の住所に送る「送付型」があります。

ペーパーレスサポート「機密文書溶解サービス」「機密文書出張裁断サービス」

電子化して不要になった書類を情報漏えいさせずに廃棄処分するには、古紙回収・リサイクル業者による「機密文書溶解サービス」や「機密文書出張裁断サービス」が役立ちます。

「機密文書溶解サービス」とは、シュレッダーにかけるには量が多すぎる機密文書を、段ボール箱で引き取って溶解処理するサービス。リサイクル業者だけでなく、日本郵便ヤマトホールディングスプラスカーゴサービス などの物流業者も法人向けにサービスを展開しています。

一方の「機密文書出張裁断サービス」は、出張型のシュレッダー代行サービスです。大型シュレッダーを載せたトラックが事務所へ出向き、その場で機密文書を裁断処理します。裁断されていく様子を目の前で確認できるので、確実性・安全性が確保されます。

こうして処理された紙資源は、トイレットペーパーなどにリサイクルされるそう。
「機密文書溶解サービス」「機密文書出張裁断サービス」の利用は、エコロジーな選択肢としても注目を集めています。

ペーパーレスサポート「電子印鑑ツール」

電子文書上に使用できる印鑑のことを「電子印鑑」と言います。
決裁を伴う紙書類に不可欠なのが印鑑の捺印ですから、電子印鑑はペーパーレスの実現に欠かせないツールです。

ワードやエクセルで書類を作成し、印刷してから実物のハンコを捺印し、スキャンして再度PCに取り込み、メールで送信する…というような面倒な作業も不要になるので、生産性もグンと上がります。

従来
電子印鑑
システムなら

おすすめ製品は、シヤチハタが提供する電子印鑑システム「パソコン決裁7」
ご自身のPCに直接インストールして利用するデスクトップアプリです。
オフラインでも使えるので、セキュリティ上の理由でクラウド利用が禁止されている会社に最適です。

画像:電子決裁アプリケーション – パソコン決裁7+電子印鑑パック スクリーンショット

電子印鑑の効力は?

電子印鑑の法的効力は認印(印鑑登録をしていない個人のハンコ)と同等レベルと言われています。
本人性は「恐らく本人が捺したと思われる…」という程度にしか確認できません。

実印(役所や銀行に登録された印鑑)の捺印が必要な場面では、電子印鑑の使用は控えるようにしましょう。
これまで「認印の捺印」が許可されていた書類は、「電子印鑑の捺印」に置き換えて運用しても問題はありません。

ちなみに、管理職だけが捺印の権限を持つことの多い「角印」(法人名が彫られた四角い印鑑)も、実は認印の一種です。

ペーパーレスサポート「電子決裁サービス」

「電子決裁」は、紙書類ではなくデジタル書類を用いて文書の回覧・決裁を完結させるしくみです。
多くの電子決裁システムには、電子印鑑の捺印機能が搭載されています。

決裁に関する業務を幅広くカバーできることが特徴で、捺印の先のアクション「書類の回覧依頼」や「承認・差し戻しの通知」「回覧進捗状況の確認」までをもスムーズに行うことができます。
また、クラウド型のシステムであれば、オフィスのPCからだけでなく外出先のスマホやタブレットからも決裁可能です。

おすすめ製品は、同じくシヤチハタの電子決裁システム「パソコン決裁Cloud」
インターネット環境があれば、いつでもどこでも利用可能で、社内PCだけでなくスマホやタブレットからもアクセスできます。リモート環境でもスムーズに書類をやりとりしたい会社や、決裁関係者の外出が多く、手続き完了までに時間がかかることが多い会社に最適です。

画像:クラウド電子決裁・印鑑 – パソコン決裁Cloud スクリーンショット

ペーパーレスサポート「PDF編集ソフト」

「複数のファイルをひとつにまとめたい」「1ページずつ分割して保存したい」「紙書類のように付箋を貼ったりメモを書き込んだりしたい」…書類のデジタル運用をはじめると、次第にこんなニーズが発生してきます。

そんな時に役に立つのが「PDF編集ソフト」。
代表格は、PDFの開発元である アドビ「Acrobat(アクロバット)」です。

画像:アドビ:クリエイティブ/マーケティング/文書管理ソリューション スクリーンショット

無償版の「Acrobat Reader(アクロバット・リーダー)」(一般的なビジネスPCには予めインストールされています)でできることは、PDFの「閲覧」「印刷」と「注釈の追加」のみ。

有償版ではこれらに加えて、PDFの「作成」「編集」「共有」「署名」「回覧承認フローの作成」や「電子フォームの作成」など、あらゆる機能を活用することができます(無償版と有償版の違いについては コチラをご覧ください)。

もしあなたの会社がキヤノン製の複合機(コピー機)を使っているなら、imageWARE Desktop(イメージウェア・デスクトップ)というソフトもおすすめ。

複合機と連携して使うことで、受信したFAX文書をPDFに変換することができます。
その後のアクション「担当者への振り分け」「返信用文書の作成」「FAX返信」までをもソフト上で行うことができるので、取引先とのFAXのやりとりもペーパーレスに!

アクロバットほど豊富な機能こそありませんが、必要最低限のPDF編集機能もしっかり搭載されています(PDF編集に限っては、複合機がキヤノン製でなくても使用できるようです)。

まとめ

2020年7月、政府と経済4団体は「書面や押印、対面を原則とした従来の慣習を転換してデジタル化を進める」との宣言を発表しました。また、公的書類のデジタル保存に関する法律(「電子帳簿保存法」「e-文書法」など)の規制も、改正ごとに緩和されています。

さらに近頃は、非常に多くの企業活動が「オンラインでも行える」ことがわかってきました。
商談や会議のみならず、社員研修や採用活動までをもWEB上で行う会社も数多く存在します。

こうした背景から、新型コロナウイルス終息後の社会では、デジタルツールを使いこなす企業とそうでない企業との間にIT格差が広がると言われています。

社内書類のペーパーレス化は、言わば「アフターコロナのIT社会に適応するための準備運動」。
コロナ禍の今こそ、自社の未来に備えてペーパーレス化にチャレンジしてみませんか?

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