オフィスづくりのお役立ち情報

もっと気軽に、効率的に。今、オープン会議がアツい!

2020/10/06

あなたの会社に「オープン会議スペース」はありますか?

オープン会議とは、開かれた空間で行う会議のこと。
【必要な時に、必要なメンバーで、パッと集まって、サクッと会議する】今注目のミーティングスタイルです。

そんなオープン会議を行う空間は、どのように整備したらいいのでしょうか。
今回は、オープン会議スペースづくりに必要なもの・押さえておきたいポイントをご紹介します。

「オープン会議スペース」と「会議室」との違い

はじめに、一般的な会議室とオープン会議スペースの違いをご紹介します。
それぞれの特徴を比べてみました。

会議室 オープン会議スペース
イメージ 会議室
画像:コクヨ株式会社
オープン会議スペース
画像:プラス株式会社
概要 壁や間仕切りに囲われたクローズな空間 執務室や通路の一画に設けられたオープンな空間
用途 大人数での長時間のミーティング
(6人以上・1時間~)
機密情報を扱うミーティング
社外の人間を招いて行うミーティング
少人数でのちょっとしたミーティング
(2~6人程度・数分~)
機密情報を扱わないミーティング
チームでの共同作業
メリット 会話の内容が外部へ漏れにくい
プロジェクターやホワイトボードなどの会議サポートツールを活用できる
予約不要ですぐに使える
気軽な雰囲気で発言しやすい
スペース効率が良いので複数箇所に設置できる
デメリット 予約が埋まれば使用できない
かしこまった雰囲気で発言しにくい
スペース効率が悪いので何部屋も作れない
会話の内容が周囲に筒抜け
大型の会議サポートツールは使用しにくい

オープン会議スペースは「アクティブな意見交換」「短時間での情報共有」「簡易的な報告や相談」などを行うのに最適な場です。
通りすがりの同僚に意見を聞けたり、周りに自分たちの動きを知ってもらえたりするのも嬉しいポイント。
通常の会議室と用途別に使いわけて、生産性アップを目指しましょう。

オープン会議スペース用 会議テーブルの選び方

オープン会議スペースには、どんな家具が必要なのでしょうか。
まず、絶対に欠かすことができないのが会議テーブル(ミーティングテーブル)です。

オープン会議スペースに必要なもの

画像引用:コクヨ株式会社

一口に会議テーブルと言っても、その特徴は実に様々。
配置場所のスペースや用途に応じて①天板の形 ②天板のサイズ ③高さ ④脚の形状 ⑤プラスアルファの機能を選びましょう。

①天板の形

長方形・正方形 長円形・丸形 U字型・台形
長方形・正方形
最もスタンダードな形。机上を広々使うことができる。複数台を並べて使いやすい。
長円形・丸形
お互いの顔を見渡せてコミュニケーションが円滑に。角がないので柔軟な人数調整が可能。
U字型・台形
視線が重ならず、モニターやボードなどが見やすい形。情報共有がスムーズに。

②天板のサイズ

利用人数 コンパクトスペースに ゆったりスペースに
2~3人 利用人数2~3人・コンパクト 幅・奥行
600~750mm
利用人数2~3人・ゆったり 幅・奥行
750~900mm
3~4人 利用人数3~4人・コンパクト 幅1200mm
奥行750mm
利用人数3~4人・ゆったり 幅1500~1800mm
奥行750~900mm
4~6人 利用人数4~6人・コンパクト 幅1800mm
奥行750mm
利用人数4~6人・ゆったり 幅1800~2100mm
奥行900~1000mm

③天板の高さ

ロー
ロータイプミーティングテーブル
ノーマル(標準)
ノーマルタイプミーティングテーブル
ハイ
ハイタイプミーティングテーブル
スタンディング
スタンディングタイプミーティングテーブル
高さ
450~620mm
高さ
700~720mm
高さ
1000mm
高さ
1000~1100mm
リラックスしたカジュアルミーティングに。 集中して行う長時間のミーティングに。 短時間のミーティングやコミュニケーションに。 アイディア出しや報連相スペースに。
ローポジションミーティング
画像:コクヨ株式会社
ノーマルミーティング
画像:プラス株式会社
ハイポジションミーティング
画像:コクヨ株式会社
スタンディングミーティング
画像:プラス株式会社

④脚の形状

4本脚 T字脚 ベース脚
4本脚
レイアウトがしやすい一般的な脚形状。
T字脚
横からの立ち座りに優れた
脚形状。
ベース脚
どの方向からも座りやすい
脚形状。

⑤プラスアルファの機能

配線機能 キャスター脚
会議テーブルの配線機能
PCやモニターを使う会議には、
配線口・配線ボックス付きのテーブルが便利。
画像:プラス株式会社
会議テーブルのキャスター
キャスター脚なら、人数や目的に応じた
移動・レイアウト変更も自由自在。
画像:プラス株式会社
折りたたみ・スタッキング機能
会議テーブルの折りたたみ・スタッキング機能
折りたたみ・スタッキング機能付きは、コンパクトに収納できるので予備テーブルに最適。
画像:コクヨ株式会社

オープン会議スペース用 ミーティングチェアの選び方

オープン会議スペース用ミーティングチェア

画像引用:コクヨ株式会社

会議テーブルが決まったら、次はミーティングチェアを選びましょう。
オープン会議に適したミーティングチェアのチェックポイントは、①脚の形状と、②張地の素材です。

①脚の形状

4本脚 ループ脚(サークル脚) カンチレバー脚
4本脚
軽量ながら安定感があるスタンダードな脚形状。
ループ脚(サークル脚)
横に連結したり重ねて収納したりできる脚形状。
カンチレバー脚
シンプルでスタイリッシュな脚形状。弾むような座り心地。
◎ 定番かつ安価で求めやすい △ セミナーや大会議室向き 〇 省スペースだが重量がある
4本キャスター脚 回転キャスター脚 ハイタイプ
4本キャスター脚
立ち座りしやすい脚形状。
レイアウト変更も楽々。
回転キャスター脚
モニターやボードに対して
体の向きを変えやすい。
ハイタイプ
ハイテーブルに適した脚形状。
姿勢が変わり気分転換に。
◎ 使い勝手抜群 もう一つの定番 △ 大型で場所を取りがち 〇 1000mm高のテーブルに

画像引用:コクヨ株式会社

②張地の素材

メッシュ素材 クロス(布)素材 レザー(革)素材
メッシュ素材
通気性に優れた素材。長期間座っていてもムレにくく快適。
画像:プラス株式会社
クロス素材
厚みがあり柔らかい標準的な素材。カラー展開も豊富。
画像:プラス株式会社
レザー素材
高級感のある素材。ビニルレザーは汚れに強く手入れが簡単。
画像:プラス株式会社

ミーティングチェアの張地

張地は、背面・座面部分に施されることが一般的です。
背面・座面それぞれに同じ素材が用いられることもあれば、異素材が組み合わせられることもあります。
代表的な組み合わせとイメージは以下の通り。

背メッシュ 背クロス 背レザー 背ヌード
(張地なし)
座メッシュ 座背メッシュチェア
座クロス 座クロス背メッシュチェア 座背クロスチェア 座クロス背ヌードチェア
座レザー 座背レザーチェア 座レザー背ヌードチェア
座ヌード
(張地なし)
座背ヌードチェア

画像引用:プラス株式会社

オープン会議スペース用 カフェ風・ファミレス風家具の選び方

ミーティングチェアの替わりに「ソファー」や「スツール」を置けば、よりカジュアルなミーティング空間に仕上がります。
リフレッシュ・リラックス効果を期待し、こうしたカフェ風のスペースづくりに取り組む会社が増えてきました。

ソファー・スツールで作るオープン会議スペース

画像引用:コクヨ株式会社

近年では「ソファーブース」も人気を集めています。
まるでファミリーレストランの座席みたいな見た目から、そのまま「ファミレス席」と呼ばれたりもします。

ソファーブース/ファミレス席

画像引用:株式会社内田洋行

背もたれが高いソファー(ハイバックソファー)を選べば、半個室のような「セミクローズド感」が演出できるのも人気のポイントです。

ハイバッグのソファーブース/ファミレス席

画像引用:コクヨ株式会社

ソファーブース(ファミレス席)の魅力は、何と言っても「省スペース性」。コンパクトで面積効率が良いので、壁や窓沿いに複数席設置することができます。

例えば、内田洋行 BAKE「ベイク」のソファー×2台で4人用のブースを1つ作る場合、必要なスペースはたったの3㎡(2000×1500mm)程度です。

ソファーブース/ファミレス席 サイズシュミレーション

画像引用:株式会社内田洋行

オープン会議スペース用 会議サポートツールの選び方

オープン会議サポートツール

最後に、オープン会議に適した会議サポートツールをご紹介します。

①ホワイトボード

オープン会議スペース用のホワイトボードには、「キャスター付き」で「縦長形状」の「スタッキングできる」ものがオススメです。

オープン会議スペース用ホワイトボード

画像引用:プラス株式会社

キャスター付き 縦型形状 スタッキングできる
キャスター付き
使いたいときにサッと移動できるので便利。
画像:プラス株式会社
縦長形状
省スペースで邪魔にならず、座ったままでも書き込みやすい。
画像:プラス株式会社
スタッキングできる
使わないときは場所をとらずに重ねて収納できる。
画像:プラス株式会社

②モニター・ディスプレイ

4人以上のテーブルには、画面共有用のモニター・ディスプレイを配置しましょう。

オープン会議スペース モニター

画像引用:コクヨ株式会社

机上に モニタースタンドに 壁や柱に
机上に
テーブルの奥行に応じたサイズのモニターを設置。
画像:コクヨ株式会社
モニタースタンドに
キャスター付きは様々な会議スタイルに対応可能。
画像:コクヨ株式会社
壁や柱に
デッドスペースを活用し、スタイリッシュな雰囲気に。
画像:コクヨ株式会社

《番外編》ウィズコロナ時代のオープン会議スペース活用術

新型コロナウイルスの存在を前提とした「ウィズコロナ時代」の今。
オフィスで行う会議も「新しい生活様式」への対応が求められています。
「密閉」状態の会議室を避け、できるだけオープン会議スペースを使うようにしているという方も多いのではないでしょうか。

ウィズコロナの会議スタイルって?

最も望ましいのは「非対面のオンライン会議」ですが、必要に迫られてオープン会議を行う場合には、次の点に注意しましょう。

マスク着用 真正面を避ける
マスク着用
マスクを着用し、「席エチケット」を心がけましょう。
真正面を避ける
真正面で向かい合う席は、片方を使用禁止にしたりチェアを撤去したりしましょう。
パネルを設置 資料は紙でなくデータで
パネルを設置
飛沫防止パネルを机上に設置するのも効果的です。顔が見えるクリア素材のものがオススメ。
資料は紙でなくデータで
紙資料の手渡しや回し読みは接触感染リスクを高めます。データでの共有を心がけましょう。
会議時間は10分を目安に 会議終了後は消毒
会議時間は10分を目安に
15分を越える会議は避けましょう。10分で切り上げる習慣付けを。タイマー利用が効果的。
会議終了後は消毒
次の利用者のために、会議が終わったらテーブルやチェアをアルコール消毒しましょう。

まとめ

いかがでしたでしょうか。
コミュニケーションや仕事のスピード感が重要視される昨今のビジネスシーン。
オープン会議スペースは、もはやオフィスの必須設備となりつつあります。

ちょっとした空間に設置するだけで、機能性・生産性のアップが期待できるオープン会議スペース。
あなたの会社でも、新設・増設を検討してみませんか?

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